Ken jij de frustratie van het moeten spieken in ieders agenda op zoek naar naar een geschikt moment voor jullie meeting? Dat is verleden tijd met deze nieuwe Gemini-functie in Google Agenda.
Lees verder na de advertentie.
Zo werkt Gemini in Google Agenda
Google heeft een handige functie toegevoegd aan Google Agenda. Het gaat om een nieuwe manier waarop je gemakkelijk suggesties voor geschikte vergadertijden krijgt. Dit is mogelijk, mits je toegang hebt tot de agenda van alle deelnemers. Het werkt als volgt.
Wanneer je als organisator een vergadering aanmaakt, kun je klikken op ‘Voorgestelde tijden’. Hierna analyseert Gemini de beschikbaarheid, werktijden en mogelijke conflicten van alle deelnemers aan je vergadering. Vervolgens zie je in één oogopslag alle geschikte vergadermomenten en kun je er eentje selecteren en de uitnodiging versturen.
Opnieuw plannen net zo efficiënt
De toevoeging van Gemini in de agendatool zorgt ervoor dat je veel sneller een geschikte datum vindt, die bovendien nooit conflicteert met afspraken van anderen. Vooral managers en andere professionals die veel meetings inplannen, zullen blij zijn dat dit administratieve taakje vanaf nu een stuk efficiënter kan.
Is er een moment geprikt, maar druppelen er toch nog afwijzingen binnen? Als organisator van een meeting kies je ook snel een nieuw vergadertijdstip. Open de afspraak en bekijk de banner voor nieuwe opties waarop iedereen beschikbaar is. Kwestie van een nieuw moment kiezen en de bewerkte uitnodiging weer versturen.
Is de functie al beschikbaar?
Dat ligt eraan. Momenteel vindt de uitrol plaats, maar de functie is alleen beschikbaar voor gebruikers die ‘snelle releases’ hebben ingesteld. Dat is naast ‘geplande releases’ een instelling die beheerders van een Google Workspace kunnen doen voor de accounts van hun gebruikers. Dit betekent:
- Bij ‘snelle releases‘ krijgen gebruikers als eerste nieuwe functies in Google Workspace, bijvoorbeeld in Google Agenda. Hierdoor kunnen ze nieuwe tools vroegtijdig testen (en eventueel feedback geven);
- Bij ‘geplande releases‘ moeten gebruikers minstens één week na de officiële lancering van een functie wachten voordat ze die kunnen gebruiken. Dit is handig als je je als organisatie wil voorbereiden op wijzigingen.
Vallen gebruikers van Google Workspace bij jullie bedrijf in die laatste categorie? Niet getreurd, want Google belooft de AI-functie vanaf 2 februari voor beide release-opties te gaan uitrollen. Het gaat hier trouwens om een zakelijke functie die beschikbaar is voor de licenties Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus binnen Google Workspace.
