Gmail is de meest gebruikte e-maildienst ter wereld, maar het lukt niet iedereen om de inbox opgeruimd te houden. Zo los je dat op.
Lees verder na de advertentie.
Orde in de Gmail-chaos
Er zijn twee typen mensen: degenen die, als ze een e-mail ontvangen, deze lezen en overgaan in de actiemodus — of dat nu reageren, verwijderen of archiveren is.
De andere groep bestaat uit mensen die honderden e-mails onbeantwoord laten en bij wie het postvak uitpuilt als een kakofonie van spam, reclame en belangrijke mails. Voor deze mensen scheppen we orde in de chaos en hebben we een aantal tips.
Maak een systeem
Om alles een beetje overzichtelijk te maken, is het handig om een systeem te creëren dat duidelijk en werkbaar is. Gmail heeft al een standaardindeling, maar die werkt niet voor iedereen even logisch.
Onze tip is dan ook: maak labels aan. Verzin categorieën waar je e-mails onder kunt scharen, zoals ‘werk’, ‘facturen’ of ‘hobby’s’.
Stel vervolgens filters in die alle inkomende mails verdelen over deze categorieën. Zo blijft alles overzichtelijk, zonder dat je er al te veel moeite voor hoeft te doen. Een systeem maakt het ook makkelijker om mails te verwijderen wanneer je mailbox aangeeft dat hij bijna vol is. Binnenkort gaat Gmail zelf er een extra inbox bijvoegen.
Verwijder onnodige mails
We hebben ons vast allemaal weleens ingeschreven voor een nieuwsbrief, waarschijnlijk wel vaker dan één keer. En waarschijnlijk zijn er een aantal die je nooit leest. Mocht je een melding krijgen dat je mailbox bijna vol is, dan zijn nieuwsbrieven die je nooit leest het eerste punt waar je kunt beginnen met schoonmaken.
Schrijf je bij een aantal uit en op jaarbasis kan dit zo honderden overbodige mails schelen. Als je dan toch bezig bent: kijk dan ook gelijk in je reclame- en spamfolders. Daar staan genoeg mails die geen functie hebben en die je dus makkelijk kunt verwijderen.
Grote schoonmaak
Als je echt even flink de bezem door je mailbox wilt halen, kun je er ook voor kiezen om heel veel mails tegelijk te verwijderen of je emailadres te veranderen.
We hadden het net al even over je reclame- en spamfolders. Dat is een goed punt om te beginnen met de grote schoonmaak. Vaak zitten hier mails in die je toch niet gebruikt en in bulk kunt verwijderen.
Een andere optie is om alle ongelezen mails in één keer te verwijderen. Dat is wel een beetje een ‘nucleaire’ optie en misschien zelfs een beetje spannend om te doen. Maar als mails al een lange tijd ongelezen zijn, dan zijn ze waarschijnlijk ook niet meer zo relevant.
Naast reclame en ongelezen mails heb je ook de map ‘Sociaal’ in Gmail. Vaak staan daar ook veel onnodige mails in en ook hier kun je er veel in één keer verwijderen. Als je onze tips volgt, verwijder je in een korte tijd veel e-mails en bespaar je ruimte. Zo blijft het overzichtelijk en is er meer orde in de chaos.
